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Richtige Kalkulation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, wenn du in der Gebäudereinigungsbranche erfolgreich sein möchtest. Sie ist das Fundament jedes Angebots, das du erstellst, und entscheidet direkt über deinen Gewinn. Viele Unternehmer tun sich hier schwer, kalkulieren zu niedrig oder vergessen wichtige Kosten – das führt früher oder später zu finanziellen Problemen.

In diesem Leitfaden nehme ich dir die Unsicherheiten. Wir entmystifizieren die wichtigsten Formeln, erklären zentrale Begriffe wie Leistungswerte und Stundensätze und zeigen dir, wie du das Ganze praxisnah anwendest. Wenn du diese Prinzipien verinnerlichst, kannst du Angebote erstellen, die konkurrenzfähig, nachvollziehbar und profitabel sind. Zur besseren Orientierung binden wir auch passende Videos ein, die dir die einzelnen Schritte noch genauer erklären.

Gerade als Gebäudedienstleister ist es nötig, wirklich ALLE Kosten sauber einzupreisen – nicht nur den Stundensatz deiner Mitarbeitenden. Auch Material, Rüst- und Wegezeit, Orga-Aufwand, Software, Nachweise und natürlich dein Gewinn müssen rein.

Online findest du hierzu nützliche Infos und Branchendaten u.a. bei www.die‒gebaeudedienstleister.de oder zur Qualität bei www.guetezzeichen.de

Jede Kalkulation beginnt mit einer simplen Grundformel. Lerne sie auswendig, übe sie, und nutze sie immer wieder. Sie ist der Schlüssel, um zu verstehen, wie viel Zeit ein Auftrag tatsächlich braucht – und somit auch die Basis für deinen Angebotspreis.

Für wiederkehrende Aufträge – wie die Unterhaltsreinigung – erweitern wir die Formel noch um einen weiteren Faktor. Zunächst reicht es aber, wenn du diesen Ablauf verstehst.

Der Leistungswert ist wahrscheinlich die wichtigste Variable deiner Kalkulation. Er gibt an, wie effizient die Reinigung abläuft. Ein häufiger Fehler ist, für ein ganzes Objekt nur einen einheitlichen Leistungswert zu nutzen – das ist zu ungenau.

Stattdessen solltest du jedes Objekt in unterschiedliche Zonen aufteilen und für jede Zone einen eigenen (realistischen!) Leistungswert festlegen. Zum Beispiel lassen sich Büroräume fast immer viel schneller reinigen als sanitärlastige Bereiche, Holz-, Glas- oder Küche.

Tipp: Baue dir nach und nach eine eigene Bibliothek mit Leistungswerten auf – jede neue Erfahrung macht dich präziser.

Dein Stundensatz ist die wichtigste Stellschraube, um deinen Betrieb solide aufzustellen und Gewinne zu sichern. Er umfasst alle anfallenden Kosten und deinen Gewinn. Eine stabile Faustformel ist das sogenannte „plus 100%-Prinzip“:

Beispiel:

Tariflohn 13 €, daraus ergibt sich: 13 € x 2 = 26 € Mindest-Stundensatz

Je nach Schwierigkeitsgrad des Objekts, Spezialisierung deiner Mitarbeiter, Erschwernisse – oder wenn du Branchenexperte bist – darfst du 100–150 % Zuschlag (oder mehr) auf den Lohn kalkulieren.

Für Unterhaltsreinigung wünschen Kunden praktisch immer eine feste Monatspauschale. Dafür ergänzt du die Grundformel um den Faktor für die Reinigungshäufigkeit (Wochen zu Monat):

Das ist dann deine Monatspauschale für das Angebot.

Nicht immer lohnt sich eine Detailkalkulation – für schnelle, einmalige Aufträge (Bauzwischen-, Sonderreinigung) ist die Stundensatz-Abrechnung ein wertvoller Hebel. Beispiel für das Angebot:

Tipp: Kurzes Angebot per E-Mail reicht: Datum, Startzeit, Personenanzahl, Stundensatz, Mindestabnahme.

Insbesondere bei Ausschreibungen, Bauendreinigungen oder bei Kunden, die einen m²-Preis wollen, musst du flexibel reagieren – entscheidend ist: Quadratmeterpreise berechnest du NIE pauschal!

Der m²-Preis ist IMMER das Ergebnis deiner Kalkulation, nicht der Startpunkt.

Will der Kunde unbedingt einen m²-Preis, nenne eine Spanne und weise auf die Einflussfaktoren & Leistungsbeschreibung hin. Bleibe flexibel und erkläre deine Kalkulation.

Wie finde ich verlässliche Leistungswerte für meine Angebote? Starte mit Zonenpiloten und dokumentiere Werte aus echten Aufträgen. Nutze Branchenstandards als Orientierung (siehe Links), vergleiche regelmäßig und passe individuell an.

Wie hoch sollte meine Sicherheitsmarge sein? Eine Marge von 5–10 % auf Stunden und/oder Endpreis bietet in der Regel ausreichend Puffer für Unerwartetes.

Was, wenn ich vom Kunden nach einem festen Quadratmeterpreis gefragt werde? Rechne immer erst sorgfältig über die Standardformel, teile danach durch die Quadratmeterzahl. Die Bandbreite pro m² kommunizierst du als Spanne – und weise auf Einflussfaktoren hin.

Wie kann ich Material- und Rüstzeiten richtig berücksichtigen? Rechne auf die reine Reinigungszeit meist 10–20 % für Rüsten, Ausstattung, Wegezeiten, Organisation auf. Bei Mini-Objekten kann der Anteil sogar noch höher sein.

Was ist, wenn meine Konkurrenz sehr preisaggressiv ist? Bleib beim Mittelwert oder positioniere dich bewusst höher, wenn du nachweisbar Mehrwert bietest (QS, Service-Level, konstante Teams). Billig ist nicht automatisch besser – viele Kunden legen Wert auf Qualität und Sicherheit.

Brauche ich für schnelle Klein- oder Eilaufträge eine spezielle Angebotsvorlage? Nein. Ein simples, transparentes Angebot (Datum, Personen